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Los lugares de trabajo asincrónicos son una parte esencial de la revolución del trabajo remoto.

Trabajar con profesionales de todo el mundo tiene muchos beneficios, y permitir que sus empleados locales trabajen desde casa es un cambio muy bien recibido.

Sin embargo, el trabajo asincrónico presenta a los gerentes y directores ejecutivos un conjunto único de desafíos:

  • ¿Cómo mantienes a todos en la misma página y comprometidos?
  • ¿Cómo logra que los miembros del equipo colaboren cuando nunca están despiertos al mismo tiempo?
  • ¿Es posible programar una reunión?

Nada es imposible, y estos desafíos no deberían disuadirlo de volverse asíncrono. En este artículo, le mostraremos cómo transformar su lugar de trabajo asincrónico en una fuente inagotable de productividad.

#1 Establezca reglas básicas de trabajo y comunicación

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Por mucho que alivie tanto al personal como a la gerencia, el trabajo asincrónico tiene limitaciones relacionadas con el tiempo que exigen un conjunto firme de reglas para seguir funcionando.

Es fácil saltar a una llamada rápida de Zoom cuando se trabaja en tiempo real para resolver cualquier percance o falta de comunicación. Sin embargo, la comunicación asincrónica se basa en la puntualidad y en los empleados que pueden trabajar de forma independiente, siguiendo las reglas de trabajo establecidas de antemano.

Estos consejos ayudarán enormemente a su lugar de trabajo asíncrono:

  • Los compañeros de trabajo deben estar completamente presentes y receptivos durante sus horas de trabajo preestablecidas.
  • Los gerentes deben delegar tareas sensibles al tiempo teniendo en cuenta las horas y competencias de los empleados. Esto asegura que se minimice el tiempo entre la ocurrencia del problema y la respuesta. Si una tarea requiere atención inmediata, el empleado activo puede atenderla inmediatamente.
  • Todas las herramientas de administración de tareas, listas de verificación y ayudas organizativas deben actualizarse en tiempo real para que los empleados que se hagan cargo del turno tengan información precisa cuando comiencen sus jornadas laborales.
  • Los empleados deben informar cada problema a medida que ocurre y registrar cada paso que toman para solucionarlo.
  • Todos los empleados deben tener acceso a una base de conocimientos integral para consultar en caso de que su supervisor no esté disponible.
  • Si el equipo está estructurado jerárquicamente, todos deben saber a quién acudir en caso de que tengan alguna pregunta o no puedan completar su tarea por sí solos; debe haber al menos un supervisor totalmente competente disponible en cada turno.
  • Las competencias de los empleados deben probarse regularmente, de modo que los gerentes sepan cómo crear un horario de turnos; esto le permite tener un equipo capaz a mano en todo momento.

#2 Aprenda a trabajar sin reuniones improductivas

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Para alegría de la mayoría de los empleados, el trabajo asincrónico significa menos reuniones, ya que es más difícil programarlas en diferentes zonas horarias.

¡"Esto podría haber sido un correo electrónico" ahora se convierte en un correo electrónico real! Cree una política de reunión de "preguntar primero", en la que nadie programe una reunión sin intentar manejar el asunto primero por mensaje. 

¿Qué sucede si *necesito* que todos estén presentes en la reunión?

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Para actualizaciones importantes de la empresa o del departamento, a veces es necesario tener todas las manos a la obra. Las zonas horarias pueden hacer esto bastante complicado, ¡pero casi siempre hay una manera de encontrar un horario aceptable para todos!

‍Aquí hay un pequeño truco para ayudarlo a encontrar el horario perfecto para las reuniones cara a cara obligatorias: use The World Clock Meeting Planner.

‍El World Clock Meeting Planner es un sitio web útil que le permite ingresar la fecha de la reunión y las ubicaciones de los participantes. Luego, la aplicación calcula el intervalo de tiempo más agradable para cada participante.

#3 Cree planes semanales, mensuales y trimestrales utilizando la metodología OKR

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OKR significa "Objetivos y resultados clave", y es un método para establecer objetivos al dividirlos en pasos más pequeños y manejables que conducen a la finalización exitosa de la tarea.

"Objetivo" es la meta final que desea lograr, y "Resultados clave" son acciones más pequeñas, con tiempo limitado, pero realistas que se deben lograr para alcanzar el Objetivo.

La metodología OKR es una forma saludable de lograr objetivos, pero tiene beneficios adicionales para los lugares de trabajo asincrónicos.

El Objetivo es un faro simbólico para los empleados. Pueden dirigir sus acciones hacia la meta sin solicitar instrucciones específicas cada vez que tengan dudas, lo que los hace más independientes en su trabajo. Los resultados clave deben discutirse y explicarse bien para que las personas sepan qué hacer sin la presencia de un supervisor, lo que suele ser el caso con el trabajo asincrónico.

#4 Use un rastreador de actividad de empleados para contabilizar las horas de trabajo

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El seguimiento de la actividad informática de los empleados con software traerá un soplo de aire fresco a su lugar de trabajo:

  • El panel de control de tiempo le mostrará quién está en línea y en qué están trabajando en cada momento.
  • Permite el monitoreo de datos en tiempo real sin presencia física, lo cual es especialmente importante para la gestión remota del rendimiento.
  • El software de monitoreo de empleados mejora la productividad en el lugar de trabajo y muestra el tiempo exacto necesario para completar cada tarea, con descansos incluidos.
  • Monitorear la actividad de la computadora lo ayudará a crear una cultura de responsabilidad y dejar que las acciones de sus empleados hablen por sí mismas.

#5 Más allá de Slack: acostúmbrese a la comunicación asíncrona con diferentes herramientas

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Atrás quedaron los días en que podía confiar en la santísima trinidad de Zoom, Slack y el correo electrónico para una comunicación completa en toda la empresa.

Las aplicaciones de videollamadas como Zoom dependen de la presencia inmediata de los participantes y no pueden funcionar de otra manera. Slack se usa para reemplazar los toques de hombro de la oficina, pero aún puede usarlo para mensajes cortos y comunicaciones en la misma zona horaria. Al final, sobrecargar los servicios de correo electrónico tampoco funcionará.

La correspondencia asincrónica exige una pila de tecnología de comunicación ligeramente diferente. Te proponemos utilizar algunas de estas herramientas para compensar la distancia de tiempo entre tus compañeros de trabajo:

  • Formato de video: en caso de que necesite grabar un mensaje de video, puede usar Loom. Puede grabar en pantalla y en video, tiene reacciones y comentarios con marca de tiempo, y funciona con un enlace en todos los dispositivos. Mejor aún, los destinatarios no necesitan una cuenta para ver videos. VEED es una buena alternativa, pero más cara. Vimeo es menos interactivo pero excelente como centro de videos de la empresa y plataforma de seminarios web/eventos en vivo
  • Base de conocimiento: Notion, Confluence y Slab son algunas de las plataformas de base de conocimiento más populares. Slab y Notion son más fáciles de usar, con interfaces muy intuitivas y ordenadas, mientras que Confluence requiere algo de tiempo para acostumbrarse, pero se relaciona con otras excelentes herramientas de Atlassian como Jira (herramienta de administración de proyectos) y Bitbucket (herramienta de administración de código git) .
  • Gestión de proyectos: además de la Jira antes mencionada, hay toneladas de diferentes herramientas de gestión de proyectos entre las que puede elegir. Asana, ClickUp y Trello son excelentes opciones, pero es posible que necesite algo específico de la industria, según sus necesidades. Bitbucket para desarrolladores, Gong para equipos de ventas, etc.

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En conclusión

Los lugares de trabajo asincrónicos son igual de productivos, con todas las alegrías del trabajo remoto y una fuerza laboral diversa, pero funcionan mejor si se piensa cuidadosamente en organizarlos.

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Puede leer el artículo original en este enlace.

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